Vous n’êtes pas obligé d’accepter de représenter tous les clients qui vous demandent de les représenter. Même s’il peut s’avérer difficile de refuser un contrat, c’est une bonne idée de prendre l’habitude d’évaluer les clients éventuels afin d’assurer le succès de la relation, tant de votre point de vue que de celui du client. Obtenir tous les détails possibles sur le client éventuel avant de le rencontrer est une bonne idée, et on peut le faire au moyen d’un formulaire d’inscription pour l’identification du client. Idéalement, le client éventuel remplit le formulaire avant la première consultation.

 

La démarche est aussi très utile pour les raisons suivantes :

 

Souvenez-vous qu’il est tout à fait acceptable de dire à un client éventuel qu’il vous faut quelques jours pour examiner son affaire avant de le rencontrer. Il est raisonnable aussi de prendre le temps de décider si vous accepterez de représenter l’individu. Si vous n’informez pas le client éventuel de votre décision à la première rencontre, il est essentiel de l’en informer dès que vous aurez pris la décision. Si vous décidez de ne pas représenter l’individu, il est important de préciser que vous ne défendez pas ses intérêts. Il faut lui envoyer promptement une lettre de non-engagement, et ce, en respectant les délais que vous lui avez signalés. Si vous décidez de ne pas représenter l’individu, vous devez l'aviser de toutes les dates limites qu’il doit respecter.  N’offrez pas de conseils juridiques au client éventuel quant au bien-fondé de son affaire. Dans certaines situations, si un délai de prescription approche par exemple, vous avez peut-être l’obligation d’intenter l’action en son nom, même s’il n’a pas retenu vos services. Faites-le, mais écrivez immédiatement ensuite à l’individu pour signaler que vous ne le représentez pas et que vous fermez le dossier.  Les malentendus quant à la représentation d’un client potentiel sont une source fréquente de poursuites pour négligence.

 

Si vous décidez de représenter la personne, confirmez-le par écrit. Indiquez très précisément dans la lettre que vous acceptez de la représenter, et établissez les conditions du contrat de services juridiques et les honoraires. Les contrats de services juridiques et les lettres de non-engagement sont expliqués en détail dans le module sur le mandat de l’avocat. Ces contrats sont essentiels pour établir l’étendue des services et la rémunération, les obligations et les attentes du client et les circonstances qui entourent la fin de la relation client-avocat.

 

Il faut prendre note de tous les échéanciers et les respecter. De même, il faut prendre note de tous les documents reçus et établir les dates auxquelles vous y donnerez suite.

 

Consulter le module intitulé Clients difficiles pour lire une discussion sur les clients qui posent des défis.