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Gestion des dossiers et systèmes de journal

Introduction et objectifs

Si vous instaurez un système de gestion des dossiers qui répond aux besoins particuliers de votre cabinet, vous accroîtrez l’efficacité et la rentabilité du cabinet. L’établissement de bonnes procédures visant la gestion des dossiers, de bonnes politiques visant les documents et d’un bon système de journal est souhaitable pour plusieurs autres raisons, notamment ce qui suit :
  • afin de vous aider à fournir des services juridiques de manière compétente et efficace et à un coût raisonnable ;
  • afin de vous protéger contre des allégations de négligence ou des plaintes auprès du Barreau en vous aidant à répondre aux exigences réglementaires et législatives portant  notamment sur le respect de la confidentialité, le suivi des délais de prescription, le versement des impôts et les façons d’éviter des conflits.
 
Une fois que vous aurez instauré des systèmes qui répondent à vos besoins, il est important de les examiner de temps à autre afin de vérifier le fonctionnement efficace et de veiller à ce qu’ils répondent aux changements dans votre cabinet. Entre autres, vous devriez prendre des mesures afin de veiller à ce que vos systèmes de gestion des dossiers :
  • soient précisés dans un manuel de procédures ;
  • soient utilisés par tout le personnel de bureau;
  • conviennent toujours à votre exercice ;
  • soient examinés et vérifiés pour veiller qu’ils répondent toujours à vos besoins et que votre matériel informatique et vos logiciels soient entretenus.
 
Bref, vous devez veiller à ce que votre personnel sache où trouver le manuel de procédures, qu’il comprend les modalités de gestion des dossiers qui sont exposées dans le manuel et qu’il les suit.
 
Dans ce module, selon le contexte, le terme « dossier » s’applique au dossier papier, au fichier informatique et à l’affaire dont l’avocat s’occupe. Aux fins de précision, nous avons divisé le module en partie, mais il est important de penser à l’ensemble de la discussion qui suit plutôt qu’aux éléments distincts.
 
Ce module a été mis à jour en janvier 2018. Lorsque vous lisez le module, si vous trouvez des renseignements qui ne sont pas clairs, exacts ou à jour, nous vous prions de les signaler au Barreau.
 
RESSOURCES CONNEXES
 
Annexe B : Ouverture et tenue des dossiers de la clientèle (Law Society of British Columbia)
Barreau de l'Ontario - Gestion de dossiers
La déontologie du droit à l’ère numérique, Comité de déontologie et de responsabilité professionnelle de l’ABC

Avertissement

Les renseignements que renferment ces modules, y compris des renvois aux sites Web, aux annexes ou aux liens, ont été préparés afin d’aider le lecteur qui obtient ou améliore ses compétences dans les divers domaines du droit visés dans les modules. Étant donné l’évolution du droit, le lecteur devrait faire appel à ses propres compétences et exercer son jugement professionnel lorsqu’il applique le contenu. Il faut toujours consulter les lois, les règlements et les directives actuels, ainsi que la jurisprudence la plus récente et d’autres sources appropriées. Le matériel du cours n’offre pas d’avis juridiques et il ne faut pas compter sur ce matériel de quelque façon que ce soit.
 

  1. Qualité des services

  2. Technologies

  3. Technologies (suite)

  4. Déontologie et sécurité

  5. Gestion des dossiers

  6. Gestion des dossiers (suite)

  7. Gestion des dossiers (suite)

  8. Gestion des dossiers (suite)

  9. Gestion des documents

  10. Gestion du temps

  11. Gestion du temps (suite)

  12. Systèmes de journal

  13. Systèmes de journal (suite)

  14. Systèmes de journal (suite)

  15. Fin du module