Lettre confirmant le mandat

De quoi s’agit-il?

En général un mandat ou une lettre confirmant le mandat établit les conditions du mandat relatif aux services professionnels que vous fournirez. La lettre confirmant le mandat établit la portée des services à fournir, les dispositions relatives à la facturation et vos pouvoirs d’agir.
 
Il faut discuter avec le client les questions qui seront abordées dans la lettre confirmant le mandat au début de la relation, de préférence pendant la première réunion. Si vous acceptez de représenter un client, vous devriez lui envoyer une lettre confirmant le mandat qui confirme ce qui a été discuté lors de la première réunion et établit les conditions essentielles de la relation avocat-client.
 
Vous devriez demander au client de lire la lettre ou le contrat avant de signer le document et, dans certaines situations, telles que celle d’un accord d’honoraires conditionnels, vous devriez informer le client qu’il voudrait peut-être demander à un autre avocat de l’examiner.

Quelle est la raison d’être?

La lettre confirmant le mandat incite le client à penser aux honoraires et, plus précisément, à se rendre compte que vous fournissez des services professionnels qu’il doit payer.
 
Il est essentiel de discuter des honoraires avec les clients, et de présenter des factures de manière opportune et en suffisamment de détail afin de gérer la relation et les attentes du client. Cela pourrait également augmenter les possibilités que vous soyez rémunéré pour vos services et aussi éviter la possibilité que les clients se plaignent.
 
Une lettre confirmant le mandat vise des objectifs très importants :
  • Elle vous donne une certaine assurance que vous serez rémunéré, au moins dans une certaine mesure, pour les services que vous fournissez.
  • Elle établit les services que vous fournirez et ceux que vous ne fournirez pas.
  • Elle confirme que vous êtes habilité à prendre des mesures au nom du client.
  • Il indique les modalités de la facturation pour vos services, y compris la fréquence des factures, les débours, les questions liées aux impôts et ainsi de suite.
  • Elle permet de confirmer les renseignements critiques dont vous avez discuté avec le client lors de la première réunion.
  • Elle signale au client que vous ne le représenterez pas avant qu’il signe le mandat et vous renvoie le document.
  • Elle prévoit un mécanisme permettant de renflouer la provision (le dépôt)  et communique au client les façons dont on peut mettre fin à la relation avocat-client.
  • En cas de différend sur des questions telles que celle de la portée de vos services, une lettre confirmant le mandat fournit des preuves utiles quant aux conditions voulues de votre relation. Il est important de se souvenir que, sans un accord écrit, un manque de certitude quant à la portée du contrat sera interprété en faveur du client.
 
Vous devriez expliquer au client les conditions énoncées dans le document afin que celui-ci comprenne la portée de la relation professionnelle.
 
Pour de plus amples renseignements, voir le document rédigé par le Barreau de l'Ontario « Service à la clientèle et communication », et la transcription du cours « La technologie en pratique : Lettres d’engagement et mandat de représentation » également par le Barreau dde l'Ontario.