Les données critiques pour l’exploitation de votre cabinet ne se trouvent pas uniquement dans vos dossiers; elles sont aussi dans votre esprit et celui des membres de votre personnel. Dans le cadre du processus de planification, vous devriez créer des listes de vérification pour tous les aspects importants de votre exercice, afin que la perte d’un membre clé de votre personnel n’entraîne pas à elle seule des répercussions négatives sur l’exploitation de votre cabinet. Les listes de contrôle que vous créerez vous aideront aussi à assurer la cohérence du travail effectué au sein du cabinet, peu importe quel membre du personnel s’occupe de la tâche.

 

Les politiques et les procédures que vous mettrez en place afin de supporter une perte, qu’elle soit désastreuse ou minime, ainsi que pour assurer la continuité des activités devraient être consignées sur papier et classées dans un manuel auquel tout le personnel a accès et qui est gardé dans un endroit sécuritaire. Vous devriez garder la version électronique ainsi que la copie papier du document. Selon votre situation et la façon dont votre système informatique est configuré, vous pourriez vouloir dresser une liste de tous les mots de passe pour les ordinateurs, systèmes et comptes, à garder dans un endroit sûr et sécuritaire et à mettre à jour régulièrement. Il faut demander aux nouveaux membres du personnel de lire le manuel et informer tous les membres du personnel de chaque mise à jour du manuel afin qu’ils puissent se familiariser avec les nouvelles politiques et procédures.

 

En plus d’un manuel de politiques et de procédures, vous devrez instaurer d’autres mesures afin de protéger votre exercice. Votre plan devrait viser à faire en sorte que les intérêts de vos clients sont protégés si vous n’êtes pas capable de travailler.

 

Voici certaines des mesures que vous pouvez prendre afin de réduire les risques pour vos clients lorsque vous êtes absent, surtout si vous exercez seul :