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Questions technologiques

Quels sont les enjeux?

Vous disposez probablement de fichiers numériques et de dossiers et de documents sur papier dans votre cabinet. En plus de ces dossiers et documents, vous disposez de matériel tel que des ordinateurs, des supports de stockage et d’autres outils qui peuvent être détruits lors d’un sinistre. Les dangers tels que les incendies, les inondations, les vols ou la destruction inappropriée de matériel peuvent nuire aux ordinateurs du cabinet tout comme aux dossiers sur papier. Il ne faut pas oublier non plus que les ordinateurs branchés sont aussi susceptibles aux virus, aux attaques des pirates informatiques, aux logiciels espions et à d’autres forces malveillantes. 
 
Prenez le temps de réfléchir à la façon dont vous serez capable de continuer à fournir des services juridiques si quelque chose vous arrive ou s’il se passe quelque chose à votre cabinet. Êtes-vous en mesure de travailler chez vous? Les membres de votre personnel peuvent-ils travailler chez eux pendant une certaine période? Que feriez-vous si vous ne pouviez pas vous servir de votre système informatique pendant une période?
 
Il faut prendre en considération les éléments suivants :
 
  1. la question de savoir si les ordinateurs de votre cabinet sont branchés à un serveur central (pour l’entreposage de fichiers de la clientèle et l’accès à ceux-ci, pour l’utilisation d’applications centralisées, etc.) ;
  2. les types de matériel et de logiciels requis, tels que les logiciels de comptabilité ou de gestion des affaires, et la formation dont vous et votre personnel avez besoin pour utiliser de manière efficace ces logiciels ;
  3. les mesures de sauvegarde ou de protection en cas de sinistre qui sont prises à l’égard de vos données ou qui devraient être prises ;
  4. la question de savoir si vous avez accès à un soutien technique fiable ;
  5. la sécurité du réseau — il est essentiel de veiller à la sécurité physique des ordinateurs dans votre cabinet, ainsi que la protection contre les risques liés à Internet.
 
Vous devez élaborer des solutions pratiques qui vous permettent de minimiser les répercussions d’une perte de matériel ou de données (par ex. en installant des systèmes de gicleurs appropriés, des classeurs résistants au feu, des pare-feu et des logiciels antivirus) et prendre des mesures en vue d’atténuer cette perte, telles que le stockage de copies des données essentielles et la sauvegarde à l’extérieur du cabinet des données numériques. N’oubliez pas que certaines protections peuvent elles aussi entraîner des risques. À titre d’exemple, un système de gicleurs peut éteindre un incendie, mais il endommagerait des dossiers papier et les ordinateurs.