Remplacement en cas d’absence et planification de la relève

L’Essentiel

Même si, au Nouveau-Brunswick, les avocats ne sont pas obligés de prendre des dispositions en vue de se faire remplacer par un autre avocat s’ils ne peuvent pas travailler ou en cas d’invalidité ou de décès, il y a de bonnes raisons pour le faire. Il est essentiel que vous compreniez que, si vous êtes absent du cabinet pendant une longue période, votre vie personnelle est touchée, bien sûr, mais la vie de vos clients est touchée aussi. Les avocats ont l’obligation professionnelle d’éviter de prendre des mesures qui portent préjudice à leur clientèle. Par conséquent, vous devriez établir un plan qui fait en sorte que votre clientèle est protégée si vous êtes absent du cabinet pendant longtemps.

Il est très important de prendre des dispositions afin qu’un autre avocat vous remplace pour éviter de porter préjudice à votre clientèle si vous exercez seul ou au sein d’un petit cabinet. Vous pouvez, par exemple, tisser des liens avec un autre avocat qui exerce dans le même domaine de spécialisation que vous. Vous pouvez prendre tous les deux des dispositions en vue de votre remplacement pendant une absence. Si vous prenez de telles dispositions, il faut tenir compte des questions liées aux renseignements confidentiels et aux conflits.

La liste suivante peut vous aider à vous préparer aux absences prévues :

Faites en sorte que votre boîte vocale et votre système de courriel avertissent vos correspondants que vous êtes absent et qu’ils donnent notamment les détails suivants :
- la personne-ressource avec qui ils peuvent communiquer en cas d’urgence ;
- la date prévue de votre retour au travail ;
- une indication de votre intention de répondre aux messages pendant votre absence, le cas échéant. Si vous n’êtes pas en mesure de répondre aux messages pendant votre absence, il faut le préciser clairement.
Si vous prenez des dispositions afin qu’un autre avocat vous remplace au cabinet pendant votre absence, veiller à ce qu’il puisse communiquer avec vous.
Envisagez de donner aux établissements financiers une procuration permettant au successeur d’avoir accès aux comptes généraux et en fiducie et de continuer d’exploiter le cabinet.
Si vous vous servez de vos ordinateurs aux fins personnelles, établissez un système de mots de passe pour protéger vos données personnelles.
Communiquez avec les avocats des parties adverses à l’égard des dossiers actifs pour les avertir de votre absence et leur donner le nom d’une personne avec qui ils peuvent communiquer pendant votre absence. Il s’agit d’une question de courtoisie professionnelle ; la mesure vous permet en outre de faire en sorte qu’il n’y a aucune lacune dans les services fournis à votre clientèle. La mesure peut aussi vous aider à éviter la possibilité que l’avocat d’une partie adverse vous envoie pendant votre absence des documents qui doivent être traités dans un court délai.

Le Guide de planification d’urgence pour avocats du Barreau de l'Ontario offre plusieurs conseils pratiques.