Il faut tout d’abord comprendre l’exploitation de votre cabinet. Vous devez vous poser certaines questions sur la façon dont vous exploitez votre cabinet. La portée de certains éléments de votre plan variera selon la situation prévue, soit une absence d’une semaine ou une catastrophe telle qu’un incendie au cabinet qui détruit tous vos dossiers sur les lieux. Votre plan devrait être souple et polyvalent et devrait prévoir un certain nombre de facteurs et de scénarios. Un plan qui vous permet de faire face à une situation précise ne suffira pas pour faire face à toutes les autres. N’oubliez pas que, une fois que vous avez élaboré votre plan, vous devez en garder un exemplaire dans un endroit sûr, à l’extérieur du cabinet, afin qu’il demeure intègre et accessible.

 

Vous lancerez le processus de planification en menant une évaluation des risques. Lorsque vous le ferez, il faudra songer au fait que certains risques peuvent être si faibles que le seul moyen pratique de gérer ces risques est de souscrire une assurance. D’autres risques sont peut-être plus courants, mais leur impact sur l’entreprise pourrait être négligeable. Dans le cadre du processus de planification, vous pouvez évaluer les efforts déployés et les coûts liés à la protection contre chaque type de risque. Il existe certaines protections, toutefois, qui nécessitent peu de réflexion, telle que l’installation d’un logiciel antivirus sur vos ordinateurs et la création d’un calendrier qui permet de veiller à ce que le logiciel soit fréquemment mis à jour.

 

Vous devriez rester à l’affût des risques qui se posent à votre exercice et déployer des efforts pour minimiser les risques et les répercussions éventuelles. L’évaluation des risques est un processus continu. Vous devriez évaluer constamment vos préparatifs en vue des urgences et la protection de votre exercice.

 

Dans le cadre de l’évaluation et la planification de la gestion des risques, vous devriez prendre certaines mesures. D’abord, vous devriez veiller à ce que votre testament soit valide et qu’il prévoit des dispositions permettant de régler toute question liée à votre cabinet. Bien sûr, vous devriez bien gérer votre cabinet et entretenir vos dossiers, surtout si vous exercez seul. Une telle mesure vous aidera à protéger les intérêts de vos clients si un autre avocat doit vous remplacer et s’occuper d’eux. Veillez à ce que les systèmes de journal et de rappel soient efficaces. L’utilisation de multiples calendriers pour tenir compte de dates importantes, par exemple, peut vous permettre de minimiser le risque lié aux dates limites manquées en raison d’un calendrier perdu. Afin qu’une telle mesure soit efficace, il faut instaurer des protocoles stricts en matière d’entrées pour faire en sorte que les divers calendriers soient identiques. Le recours aux systèmes de rappel informatisés est aussi crucial pour éviter de manquer des dates limites.