Fixez les règles de base pour les communications pendant la première réunion avec votre client. Expliquez à votre client les moyens de communication que vous préférez, mais n’oubliez pas de répondre à ses besoins. À titre d’exemple, certains clients n’ont peut-être pas accès à un ordinateur pour lire vos courriels, ils sont peut-être analphabètes ou ils ne parlent peut-être pas anglais ou français.

 

Ne supposez pas qu’une approche ou un plan de communication uniformisé convient à tout le monde.

 

Dites à vos clients que vous ferez de votre mieux pour répondre à leurs communications de manière opportune et donnez-leur une idée de la date à laquelle vous leur fournirez une réponse. Expliquez qu’ils devront parfois attendre pendant un certain temps les réponses à leurs appels, mais que vous avez comme engagement de résoudre leurs problèmes juridiques.

 

Il est bon d’inscrire le plan des communications dans la lettre d’engagement de services juridiques (les contrats de services juridiques seront discutés plus tard). Si votre client vous demande constamment des mises à jour et des renseignements, vous devrez gérer activement ses attentes. De négliger les communications ne sert pas à résoudre le problème.

L’estimation des honoraires est difficile à faire. Il est néanmoins essentiel de communiquer de manière efficace avec votre client au sujet des honoraires dès le début de votre relation avec lui, afin d’éviter des désaccords au sujet des honoraires à l’avenir. L’article 3.6 du Code de déontologie définit les critères utilisés afin de déterminer si les honoraires sont justes et raisonnables.  Parmi ces facteurs sont le temps et les efforts qui ont été requis et consacrés à l’affaire; la difficulté du dossier; les compétences ou services particuliers qui ont été requis; l’expérience et les habiletés de l’avocat; et, tous devis ou tarif fourni par l’avocat. Tout avocat devrait inclure une clause qui explique sa méthode de facturation dans la lettre d’engagement avec ses clients. 

 

Il faut aussi donner le contexte des honoraires, selon les faits liés aux services que demande le client, et lui expliquer que l’estimation initiale des honoraires peut changer si la situation évolue. Il est bon d’expliquer les mesures que vous devez prendre à l’égard du dossier et donner une idée du temps qu’il faudra y consacrer. Vous pouvez expliquer aussi le processus de règlement et l’incidence du règlement sur les honoraires.

 

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les honoraires, consultez l’article 3.6 du Code de déontologie. Il faut également tenir compte de la partie 14 de la Loi de 1996 sur le Barreau, intitulée Contrôles d’honoraires, ainsi que des Règles sur le contrôle des notes d’avocat et des Règles sur les honoraires conditionnels. Tout accord de rémunération conclu en vertu du paragraphe 83(2) de la Loi de 1996 sur le Barreau doit contenir, entre autres : la description des services juridiques à rendre et le montant des honoraires prévus.