Tout le monde a connu une situation où il devait prendre une mesure ou une autre personne devait la prendre, mais, en raison d’un manque de communication, la mesure n’a jamais été prise. Le plus souvent, de tels problèmes ne font du tort à personne et ils sont acceptés de bonne grâce. Dans la plupart des cas, il faut les accepter, car les personnes responsables du manque de communication ne sont pas tenues de respecter des normes plus élevées que d’autres personnes. Dans le cas de relations fiduciaires, par contre, il faut respecter des normes plus élevées, et l’avocat est tenu d’éviter des problèmes de communication et des préjudices qui peuvent en découler. Bien que les avocats ne soient pas tenus de confirmer par écrit avec le client l’étendue de leur mandat, il vaut toujours mieux le faire, même s’il s’agit d’une confirmation par courriel. Le fardeau de prouver l’étendue du contrat de services juridiques est imposé à l’avocat, et la confirmation écrite de l’étendue du contrat de services juridiques constitue la meilleure preuve des intentions des parties.

 

Les définitions et les règles relatives aux accords d’honoraires se trouvent dans la partie 14 de la Loi de 1996 sur le Barreau. Si vous concluez un accord d’honoraires conditionnels avec un client, il faut que l’accord soit conclu par écrit et qu’il soit conforme aux règles régissant les accords d’honoraires conditionnels (en vertu des articles 82 et 83 de la Loi de 1996 sur le Barreau et des Règles sur les honoraires conditionnels). N’oubliez pas qu’un accord sur les honoraires porte sur plus que les honoraires et les débours ; l’accord devrait traiter des aspects essentiels de la relation avocat-client, y compris le plan de communications, la stratégie juridique, l’étendue des services ainsi que les rôles du client, de l’avocat adverse et de vous-même.

 

Il est important que votre client comprenne que, afin de défendre ses intérêts, vous devrez communiquer avec la partie adverse et son avocat. Il faut l’expliquer dans le contrat de services juridiques. La mesure permet d’éviter que le client croie que vos communications avec la partie adverse soient inutiles ou, pire encore, irrégulières.

 

En plus de prévenir des problèmes futurs, le contrat de services juridiques écrit donne au client un document qu’il peut consulter pendant le déroulement de l’affaire. Cela peut vous aider à faire en sorte que l’accent soit mis sur les services qui font l’objet du contrat. À titre d’exemple, le client qui a retenu vos services afin d’obtenir un jugement par défaut peut croire que le contrat porte également sur la prestation de services juridiques qui s’impose en vue de recouvrer des dommages-intérêts. Dans une telle situation, votre client sera peut-être malheureux, même si vous avez bien fait votre travail. C’est pour cette raison que la lettre-contrat de services juridiques est l’endroit idéal pour informer votre client des services que vous ne fournirez pas. La lettre-contrat vous permet aussi d’énoncer les conditions en vertu desquelles vous pouvez mettre fin à la relation avocat-client.

 

Les contrats de services juridiques sont des outils très utiles qui permettent de gérer les attentes de la clientèle et d’inscrire les intentions de l’avocat et du client à l’égard de la relation contractuelle. Une bonne lettre-contrat de services juridiques établit, entre autres, l’étendue des services, la manière dont les honoraires et les débours seront facturés et les règles fondamentales qui régissent les communications et la fin de la relation. En omettant de fournir une lettre-contrat de services juridiques par écrit, vous encourez des risques inutiles pour votre pratique. Si, en raison de l’évolution des circonstances, il est nécessaire de modifier la lettre-contrat, il faut tout d’abord discuter de la modification nécessaire avec le client et ensuite confirmer le nouveau contrat par écrit. N’oubliez pas que chaque heure que vous consacrez aux tentatives de prouver qu’un contrat existe ou que des conditions du contrat sont d’une certaine nature est une heure que vous avez perdue inutilement et que vous auriez pu consacrer à des activités plus rentables ou plus agréables.

Étant donné qu’il incombe à l’avocat de prouver l’ampleur d’un contrat de services juridiques, il est important d’envoyer une lettre de non-engagement aux clients qui ont demandé de retenir vos services, mais que vous avez décidé de ne pas représenter.

 

Si vous avez l’intention de refuser de représenter une personne, il est important de communiquer votre intention à la personne qui a voulu retenir vos services. Si vous ne le faites pas, vous pouvez vous trouver dans une situation où la personne croit que vous la représentez même si vous n’avez jamais eu l’intention de le faire. Un tel manque de communication peut évidemment créer des problèmes.  La personne qui croit que vous prenez des mesures pour protéger ses droits, par exemple, ne prend pas elle-même des mesures pour les protéger. Ceci peut donner lieu à une situation où les droits de cette personne ne sont pas respectés, en raison des échéanciers manqués, par exemple. Si vous ne confirmez pas clairement votre non-engagement, vous risquez de faire l’objet d’une plainte, ou même une poursuite.

 

La communication de votre décision de ne pas fournir de services juridiques est seulement un aspect de la situation. Il est essentiel que la personne comprenne qu’une relation avocat-client n’a pas été établie et qu’elle sait que, même si vous ne lui donnez pas un avis sur le bien-fondé de son affaire, il peut y avoir des limites qui touchent ses droits et ses obligations et qu’elle devrait consulter un autre avocat. Encore une fois, il est bon de confirmer l’engagement ou le non-engagement par écrit. La lettre type de non-engagement peut vous servir de modèle.