Même s’il est probable que vous confiiez la plupart des fonctions liées à la comptabilité à d’autres personnes, il faut que vous compreniez les éléments de base de votre système de comptabilité. Vous êtes tenu de veiller à ce que toutes les responsabilités prévues dans les Règles uniformes sur les comptes en fiducie prises sous le régime de la Loi de 1996 sur le Barreau, ci-après les Règles, soient assumées. Vous ne devez pas compter sur votre banque ou votre personnel pour assumer vos responsabilités.

 

Soyez prudent en suivant les conseils de votre banque ; il faut vérifier que, en suivant de tels conseils, vous respectez les Règles. Une banque peut involontairement prodiguer des conseils trompeurs.

 

Le processus comptable comporte trois étapes essentielles :

 

Le système de comptabilité d’un avocat comporte quatre registres de base, mais bon nombre d’autres registres sont exigés par les Règles uniformes sur les comptes en fiducie. Voici les registres principaux :

 

1. Les livres-journaux, tels que le journal de caisse et le journal de caisse en fiducie, dans lesquels les opérations sont inscrites pour la première fois. Les renseignements qui sont inscrits dans les livres-journaux proviennent de tous les documents sources que traite votre cabinet (par ex. les récépissés de dépôt, les chèques payés, les bordereaux de carte de crédit, les factures et les notes d’honoraires). Les livres-journaux visent à fournir un résumé de l’information qui est inscrite dans les grands livres auxiliaires.

 

2. Grand livre clients, grand livre auxiliaire pour chaque client dans lequel vous inscrivez les notes données au client, les transferts à partir d’un compte en fiducie et tout encaissement lié au client.

 

3. Grand livre de fiducie, grand livre auxiliaire pour chaque client dans lequel vous inscrivez les encaissements et les retraits à partir du fonds en fiducie qui sont effectués au nom du client.

 

4. Grand livre général, à ne pas confondre avec votre compte général, est le point de mire de vos documents comptables. Lorsque tous vos livres-journaux sont équilibrés, les totaux des livres-journaux et des deux grands livres auxiliaires (Grand livre clients et Grand livre de fiducie) sont inscrits dans le Grand livre général.

 

Le Grand livre général sert alors à établir une balance. On y retrouve un relevé des soldes de tous les comptes, qu’il s’agisse de débits ou de crédits, du Grand livre général. Lorsque le total des débits correspond au total des crédits, les livres sont équilibrés.

 

Les fonds et les documents comptables de vos comptes fiduciaires ne doivent pas être amalgamés à vos fonds d’administration. Voilà pourquoi il faut tenir des documents distincts pour les opérations de fiducie, et plus précisément les documents individuels suivants :

 

Toutes les opérations qui ne sont pas liées aux comptes en fiducie sont inscrites d’abord dans le journal de caisse (un livre-journal), et les totaux sont inscrits dans les fiches de compte client (cumulativement le Grand livre clients).