Courriel

• Les courriels ne constituent pas un mode de communications sécurisé, car ils sont relativement faciles à intercepter. Il faut envisager de vous servir de technologies permettant la certification et le cryptage numériques pour les communications confidentielles. Pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard, voir l’article intitulé « Sécuriser vos communications électroniques », version française de l’article « Making your e-communications secure », rédigé par Dave Bilinsky, conseiller en gestion de cabinets du Barreau de la Colombie-Britannique.

• Le destinataire de votre courriel risque de ne pas comprendre le ton de votre message. Les mots que vous rédigez peuvent être interprétés par le destinataire et le ton que vous essayez d’adopter n’est peut-être pas apparent. Il faut être prudent en rédigeant les courriels et veiller à ce que le ton soit professionnel et que le sens soit clair. C’est une excellente idée de prendre l’habitude de relire soigneusement tous vos courriels avant de les envoyer.
• Vous ne devriez pas présumer que votre courriel a été reçu, lu ou compris. Il est conseillé de faire le suivi au moyen d’un appel téléphonique. Nous recevons tous un grand nombre de courriels chaque jour. Si vous envoyez une communication importante, il est sage de veiller à ce qu’il ne soit pas perdu parmi toutes les communications reçues.
• Une copie de votre courriel peut facilement être envoyée à une personne qui ne devrait pas le lire. Notez bien que la transcription d’une conversation téléphonique que vous entretenez avec un client est moins susceptible d’être publiée au mauvais moment.
• Compte tenu de la nature des communications électroniques, un client peut s’attendre à recevoir immédiatement la réponse à un courriel qu’il vous envoie, à n’importe quel moment du jour. Il est important d’expliquer à tous les clients vos protocoles et votre plan de communication.
• Le contenu des courriels que vous envoyez résidera sur les serveurs sur lesquels vous n’avez aucun contrôle.
• La sauvegarde et la conservation des documents électroniques, y compris les courriels, peuvent poser des problèmes dont vous devez tenir compte dans votre plan de gestion des dossiers.
• Les réponses constantes aux courriels peuvent interrompre votre processus de réflexion et vous empêcher de vous concentrer sur d’autres tâches. Même s’il n’est peut-être pas pratique de répondre à tous les courriels en même temps que d’autres communications écrites, vous devez envisager d’établir une procédure visant le traitement des courriels qui conviennent mieux à votre façon de travailler.
• Les fournisseurs de services de courrier électronique appliquent des règles et des procédures en traitant les courriels. Ils peuvent, par exemple, les indexer, donner de l’information aux vendeurs ou conserver des copies de messages. Les conditions de service des fournisseurs de services de courrier électronique exposent les politiques, et vous devriez les lire et les comprendre. Il n’est pas sage de se servir d’un service qui ne protège pas de manière adéquate les renseignements confidentiels de vos clients seulement parce qu’il représente l’option la moins dispendieuse.