Systèmes de journal (suite)

Types de systèmes de rappels

Il y a de nombreux types de systèmes de rappels, y compris des systèmes informatisés et des systèmes papier traditionnels.

Systèmes informatisés

Lorsque vous évaluez un système informatisé, vous devriez vous assurer qu’il comporte au moins les fonctions suivantes :

l’inscription de multiples date pour chaque dossier, ainsi que de l’espace pour consigner les raisons du rappel ;
la possibilité de consigner plusieurs types de prescription et de rappels ;
la capacité de produire des rappels quotidiens, hebdomadaires et mensuels.

Il faut qu’une personne soit chargée de consigner les données pertinentes dans le système, notamment le nom du client, le numéro du dossier, les dates de rappel, la raison du rappel, l’avertissement au sujet d’une date de prescription ou d’une date limite qui approche et la dernière date de prescription. Vous devez aussi produire habituellement une copie de sauvegarde afin d’éviter une perte catastrophique de données. Il est recommandé de l’imprimer.

Certains des systèmes traditionnels que vous pouvez envisager d’adopter sont axés sur l’utilisation d’un agenda de bureau, de fiches ou de chemises-accordéon. Vous pouvez choisir d’utiliser un système manuel au début, pendant que vous cherchez le système informatisé qui répond à vos besoins.

Systèmes papier traditionnels

Aspects d’un agenda de bureau

Votre adjoint tient un agenda primaire et vous tenez un agenda de secours.
Les dates de rappel et de prescription sont consignées dans le dossier du client et les dates de rappel sont inscrites dans chaque agenda.
Votre adjoint sort le dossier à la date de rappel, biffe la date dans son agenda et vous remet le dossier avec la note qui indique pourquoi le dossier est sorti.
Vous devriez retourner le dossier à la fin de la journée après avoir fait le travail nécessaire et après avoir marqué une nouvelle date de rappel sur la couverture du dossier ; vous devriez ensuite biffer l’indication dans votre agenda.

Le système n’est pas infaillible, surtout parce que les dates de prescription peuvent être mêlées avec d’autres dates et ne pas faire l’objet du traitement prioritaire qu’elles méritent. À moins que vous et votre adjoint ne consigniez pas tous les deux les dates dans l’agenda, vous risquez de manquer les dates. L’agenda de bureau peut être plus utile pour planifier les activités et vous rappeler les rendez-vous, les dates de comparutions devant le tribunal et les dates importantes telles que celles du renouvellement des assurances et de la présentation de votre Rapport sur les comptes en fiducie.

Aspects d’un système de fiches

L’utilisation de fiches numérotées de 1 à 31.
Les fiches peuvent être classées dans une boîte munie ou non d’intercalaires de dossiers pour les classer selon le mois.
Si vous ne vous servez pas d’intercalaires de dossiers pour les classer selon le mois, vous classez toutes les affaires du premier jour du mois dans le premier compartiment, les affaires du deuxième jour dans le deuxième compartiment et ainsi de suite.
Vous pouvez choisir d’utiliser une fiche par rappel (ce qui est préférable) ou une fiche par dossier.
Lorsque la fiche et le dossier sont sortis, la date est biffée et une nouvelle date de rappel est inscrite avant que le dossier et la fiche soient classés de nouveau.
Vous devriez envisager d’utiliser des fiches de couleurs pour les dates de prescription, y compris une couleur distincte pour les dernières dates de prescription.
Votre adjoint sort toutes les fiches pour la journée, ramasse tous les dossiers, y joigne la fiche pertinente et vous les remet au début de la journée.
À la fin de la journée, vous donnez à votre adjoint les dossiers et les fiches sur lesquelles une nouvelle date de rappel est indiquée, ainsi que des notes sur les prochaines mesures à prendre. Les fiches et les dossiers sont classés. Les dossiers pour lesquels le travail est inachevé sont classés selon la prochaine date, et ainsi de suite.
Il faut inscrire la nouvelle date de rappel sur la fiche avant de la classer.

Le système comporte des lacunes, notamment le fait que, selon le modèle qui prévoit une fiche par dossier, il est difficile d’inscrire de multiples rappels dans un seul dossier et, si vous recevez une réponse ou une communication pertinente avant le rappel, il vous faut une façon de repérer le dossier et d’y inscrire une nouvelle date.

Aspects d’un système de chemises-accordéon

L’utilisation d’une série de chemises-accordéon numérotées de 1 à 31.
Chaque numéro représente un jour du mois.
Les rappels sont placés dans le compartiment pertinent (par ex. les affaires à traiter le premier jour du mois sont classées dans le premier compartiment, les affaires pour le deuxième jour sont classées dans le deuxième compartiment et ainsi de suite). À titre d’exemple, lorsque vous faites une copie d’une lettre, vous mettez la lettre originale dans le dossier et une copie dans la chemise-accordéon pour servir de rappel.
La copie du document ou le rappel devrait indiquer le nom du dossier, la raison du rappel et la référence du dossier.
Au début de la journée, votre adjoint retire les rappels et vous les donne.
Vous confirmez que chaque affaire est traitée, vous jetez la copie et vous décidez s’il faut vous occuper de l’affaire à ce moment-là ou s’il faut créer un autre rappel. Si vous créez un autre rappel, il faut le signaler dans le dossier et le reclasser dans l’endroit pertinent.
Si vous décidez de vous occuper de l’affaire à ce moment-là, faites sortir le dossier.

Le système peut aussi permettre de rappeler les délais de prescription (il faut, encore une fois, prévoir des rappels spéciaux pour les dernières dates de prescription). Même si le système produit beaucoup de documents qu’il faut jeter de manière convenable, il est simple à exploiter. La copie du document pertinent qui vous est présentée, avec des notes connexes, vous permet de vous mettre à jour rapidement sur l’affaire sans sortir le dossier.