Gestion du temps (suite)
Consigne régulière de votre temps et précision
Même dans les situations où vous travaillez selon une formule de facturation des honoraires telle qu’un accord d’honoraires conditionnels, vous devriez tenir compte du temps que vous consacrez à un dossier chaque jour. Cela vous permet d’atteindre deux objectifs :
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déterminer dans quelle mesure vous consacrez de manière efficace du temps à vos tâches ;
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fournir la justification de vos honoraires si votre client demande à un agent de contrôle de contrôler votre note en vertu du paragraphe 85(1) de la Loi de 1996 sur le Barreau, ou bien s’il décide d’embaucher un différent avocat pour compléter le dossier.
En outre, si vous tenez compte de manière efficace du temps que vous consacrez à vos tâches au lieu de faire des estimations à la fin de la semaine, par exemple, vous trouverez peut-être que le nombre d’heures facturables est plus élevé que prévu, car vous êtes peut-être susceptible de sous-estimer le nombre d’heures que vous consacrez à chaque dossier.
Lorsque vous consignez les heures que vous consacrez aux dossiers, assurez-vous que vos rapports sont faciles à comprendre et que vous expliquez en détail le service que vous avez fourni. Une note telle que « 2,5 heures de travail consacrées au dossier XR » n’est pas suffisamment détaillée. Il faut aussi prendre l’habitude de tenir compte des heures immédiatement après avoir réalisé chaque tâche et de les consigner dans votre système chaque jour.
La gestion du temps est un autre domaine dans lequel les technologies de gestion de cas peuvent vous aider en vous permettant d’établir une ventilation détaillée du temps que vous consacrez à chaque dossier et à chaque domaine du droit et de fournir des détails relatifs à la facturation des heures en question. Que vous vous serviez d’un logiciel ou d’un système papier, vous devriez envisager de tenir compte des éléments suivants :
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le temps que chaque avocat et chaque membre du personnel consacrent à un dossier ;
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une ventilation des heures facturables et non facturables ;
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une explication suffisamment détaillée des services fournis ;
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un système qui permet de produire des états de compte provisoires et finaux ;
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un système qui permet de produire des rapports mensuels, trimestriels et annuels en matière de gestion du temps.
Il est conseillé de consulter l’article 3.6 du Code de déontologie pour obtenir de plus amples renseignements sur vos responsabilités à l’égard des honoraires et des débours.