Gestion des dossiers (suite)

Organisation des dossiers de la clientèle

Après avoir décidé de l’entreposage des dossiers, vous devrez établir un système de classement des dossiers. Il s’agit d’un système qui vous permet de classer les dossiers de votre clientèle dans l’aire d’entreposage. Voici les trois types principaux de systèmes de classement des dossiers :

Ordre alphabétique : Les dossiers sont classés en ordre alphabétique selon le nom de famille du client. Il faudrait également signaler sur chaque dossier la nature du contenu. À titre d’exemple, si votre client s’appelle Pierre Leblanc, il faudrait classer le dossier sous Leblanc, Pierre, et mentionner sur le dossier « Divorce » ou « Achat de 28, rue Principale ». Un tel système est facile à établir et à comprendre, et il n’est pas nécessaire de chercher sur une liste des clients le numéro du dossier afin de le trouver ; tous les dossiers liés à un seul client peuvent être classés ensemble.

Ordre numérique : Plusieurs types de systèmes de classement en ordre numérique vous permettent d’accorder un numéro à chaque dossier et de le classer selon ce numéro. De nombreuses options s’offrent à vous. Vous pouvez simplement accorder un numéro d’ordre à chaque dossier, à commencer par 1 ; vous pouvez accorder à chaque client un numéro de dossier permanent, suivi d’un tiret et d’un numéro d’ordre pour chaque affaire subséquente. Pierre Leblanc serait le client 005, le dossier relatif à son divorce serait le dossier 005-1 et le dossier sur l’affaire immobilière serait le numéro 005-2. Vous pouvez également accorder à chaque dossier un préfixe qui indique l’année où le dossier est ouvert ou un autre code numérique. Si vous donnez un numéro à chaque dossier, vous devriez aussi y inscrire le nom du client. Le désavantage principal d’un tel système est le fait que vous devez maintenir une liste des clients en ordre alphabétique afin de trouver les dossiers ; il est plus probable que les dossiers soient mal classés dans un système de classement en ordre numérique.

Ordre alphanumérique : Plusieurs démarches sont possibles, y compris le classement selon une combinaison de lettres du nom de famille et d’un numéro d’ordre (par ex. « FLE-007 »). Le système de classement par ordre alphanumérique n’est pas très efficace, parce qu’il est compliqué ; il n’est donc pas recommandé.

Peu importe le système de classement que vous établissez pour vos dossiers entreposés, vous trouverez les conseils suivants utiles :

Veillez à ce que chaque dossier comporte une référence ainsi qu’une identité. Une telle mesure sera très utile lorsque les clients retiennent vos services de nouveau et vous pouvez distinguer rapidement entre leurs dossiers. Plus vos références sont détaillées, mieux vous pouvez intégrer le système de classement à votre vérification des conflits. À titre d’exemple, le titre « Smith, John, Objet : Préjudice corporel, Loi sur les véhicules à moteur » est moins révélateur et moins utile pour la vérification des conflits qu’un dossier intitulé « Smith, John (appelé aussi Jack), Objet : Préjudice corporel Loi sur les véhicules à moteur (c. Johnson, Marty, K.).»
Classez les dossiers par domaine du droit si vous exercez le droit dans plus d’un seul domaine.
Utilisez un système de codage par couleurs pour classer les dossiers par domaine du droit (avec un index tout près qui indique le domaine que chaque couleur représente).
Veillez à ce que les logiciels que vous utilisez soient compatibles avec le système que vous avez établi.

Pour obtenir de plus amples détails, voir « Ouverture et tenue des dossiers de la clientèle », version française d’un article intitulé « Opening and Maintaining Client Files », rédigé par Jackie Morris et Gail Myers du Barreau de la Colombie-Britannique, révisé par David J. Bilinsky et Jackie Morris et mis à jour en juin 2006.