Gestion des dossiers (suite)

Établissement de protocoles pour ouvrir et classer de nouveaux dossiers

Tous les avocats devraient adopter une politique qui précise les modalités d’ouverture de dossiers pour la clientèle. La politique devrait prévoir les étapes à suivre afin d’ouvrir les dossiers ainsi que les lignes directrices visant ce qui suit :

la création d’une liste de vérification pour l’ouverture et la fermeture de dossiers;
l’établissement des directives sur les modalités du classement de documents, et création des fiches d’ouverture et de fermeture de dossiers ;
l’établissement d’un livre d’ouverture de dossiers qui comprend les éléments suivants :
- la numérotation séquentielle des dossiers ;
- le nom du dossier ;
- la date d’ouverture du dossier ;
- dans un cabinet qui compte plus d’un avocat, le nom de l’avocat responsable ;
- le nom et les coordonnées du client ;
- le sujet et la référence ;
- les noms de l’avocat de la partie adverse et des parties intéressées ;
- un espace pour la date de fermeture du dossier et les directives pour la conservation et la destruction du dossier.
l’inscription des données sur le client et le nouveau dossier dans votre livre d’ouverture de dossiers ou votre liste informatisée de clients et de dossiers lorsque la fiche d’ouverture est remplie ;
l’ouverture d’un nouveau dossier pour chaque nouvelle affaire d’un client, ainsi que pour chaque nouveau client ;
la création, au moment de l’ouverture du dossier, d’un registre comptable pour chaque affaire liée au dossier ;
l’établissement d’une carte ou d’une base de données pour les clients et les parties adverses, ce qui permet de faire ce qui suit :
- créer une liste de contacts rapides, qui s’avérera utile pendant la durée de l’affaire ainsi que plus tard, lorsque vous ferez un suivi auprès du client pour voir s’il a d’autres tâches à vous confier ;
- faciliter la gestion de votre cabinet ;
- vérifier s’il y a un conflit.
Le suivi d’une consultation unique avec un client ; il faut au moins consigner le nom d’un tel client dans vos systèmes de comptabilité et de gestion de cas afin de réparer les conflits éventuels ;
l’examen de tous les documents avant qu’ils soient classés ;
l’établissement d’un système qui assure que les dossiers avancent et qu’ils sont classés en temps opportun, plutôt que de créer un arriéré de dossiers à classer ; une fois que vous aurez traité de l’affaire, créez un rappel pour le dossier dans votre système et remettez le dossier dans le classeur.

Classement des dossiers actifs, des dossiers fermés et ceux qui ne sont pas liés à la clientèle

Créez une liste des dossiers actifs et veillez à ce qu’elle soit mise à jour de façon régulière. Les dossiers peuvent être inscrits à la liste en ordre alphabétique, mais il est utile aussi d’inscrire la date d’ouverture du dossier sur la liste. Les listes des dossiers actifs vous permettent de faire ce qui suit :

tenir un registre de tous les dossiers ouverts ;
établir des rappels relatifs aux dossiers en cours afin de gérer la charge de travail, la facturation et les obligations ;
fournir un document-cadre pour déléguer les tâches au personnel et faire le suivi des dossiers.

Songez aux programmes informatisés de comptabilité qui peuvent mieux vous aider à créer des listes de dossiers actifs afin de tenir compte des travaux pour lesquels une note n’a pas été établie, des débours non facturés, des sommes détenues en fiducie et ainsi de suite. Il pourrait être plus économique d’entreposer les dossiers actifs et fermés dans votre cabinet jusqu’à ce que les dossiers soient trop nombreux, mais il est conseillé de séparer les deux catégories. À un moment donné, vous devriez probablement envisager d’entreposer les dossiers fermés ailleurs.

Vos dossiers relatifs à l’exploitation du cabinet, tels que des dossiers de précédents et les dossiers d’emploi, devraient être entreposés dans un endroit séparé. Vous devriez créer un index général et convivial qui permet au personnel du cabinet d’avoir accès aux documents et d’y en ajouter d’autres.