Éléments clés de systèmes de rappels

• offrir un accès facile à tous les membres du personnel qui doivent s’en servir ;
• être entretenu par une seule personne ;
• faire l’objet d’un examen au début de la journée ainsi qu’à la fin.

• être centralisé (sur support électronique, sur papier ou les deux) ;
• permettre d’inscrire la date de rappel dans un espace désigné sur la couverture du dossier ;

• être intégré à la procédure relative aux fiches d’ouverture de dossier ;
• permettre de consigner de multiples dates et notes dans un seul dossier ;
  • faire en sorte que toutes les dates de rappels dans le système de rappels sont notées dans votre journal (sur support électronique, sur papier ou les deux) ;
• expliquer pourquoi vous recevez un rappel au sujet du dossier ;
• prévoir un rappel de recours auquel vous pouvez comparer le rappel ;
• veiller à ce que chaque dossier comporte au moins un rappel ; vous devriez veiller à ce que chaque dossier actif soit examiné au moins une fois par mois pour vérifier que rien n’est oublié ;
• vous permettre de souligner de manière spéciale les délais de prescription (veillez à ce que vous consigniez le temps conformément aux Règles de procédure applicables) ;
• vous donner un avertissement lorsqu’aucune mesure n’est prise à l’égard d’un dossier pendant une certaine période.