Gestion des documents

Chaque dossier devrait contenir

Le dossier de chaque client devrait comprendre ce qui suit :
  • une fiche d’ouverture de dossier ;
  • un système d’organisation de documents ;
  • une fiche de fermeture de dossier, au moment de la fermeture.
 
Fiches d’ouverture de dossiers
Le format des fiches d’ouverture de dossiers peut varier, mais elles devraient prévoir ce qui suit :
  • le ou les noms du client, y compris le pseudonyme ;
  • les adresses et les coordonnées du client, y compris les coordonnées d’une autre personne-ressource (pour le courrier et les technologies électroniques) ;
  • les noms des parties adverses et d’autres parties intéressées ;
  • le nom et les coordonnées de l’avocat des parties adverses et d’autres parties intéressées ;
  • la date de l’ouverture du dossier ;
  • les dates de prescription ;
  • d’autres renseignements, tels que les instructions pour la conservation du dossier, la facturation, etc.
 
Système d’organisation des documents
  • Créer des dossiers complémentaires pour les documents tels que la correspondance, les plaidoiries, les exposés du droit, les recherches, la documentation et d’autres catégories de documents, le cas échéant.
  • Veiller à ce que les feuilles volantes soient rattachées à chaque dossier.
  • Marquer la date sur les documents à la réception.
  • Prendre des notes sur toutes les communications et conversations importantes et les consigner dans le dossier, indiquant la date, l’heure et les noms des personnes qui participent à la conversation.
  • Faire état de tous les règlements qui sont offerts et rejetés et envisager de demander au client de les signer.
  • Prendre soigneusement note de toute situation où le client refuse de suivre vos conseils.
  • Si votre système comprend des dossiers papier et des fichiers électroniques, veiller à ce que les courriels soient imprimés et classés dans les chemises. 
 
Fiches de fermeture de dossiers
La fiche de fermeture de dossier devrait comprendre les renseignements suivants :
  • le nom du dossier ;
  • la date de fermeture du dossier ;
  • le nom de la personne qui a fermé le dossier ;
  • une liste des documents enlevés du dossier et l’indication de l’endroit où ils sont entreposés ou envoyés ;
  • les directives relatives à l’entreposage et la destruction éventuelle du dossier.
 
Il pourrait être avantageux aussi d’intégrer à votre fiche de fermeture de dossiers une liste de contrôle qui permet de veiller à ce que les tâches essentielles soient accomplies, afin de vérifier, par exemple, que la note finale est payée, qu’aucune question relative au dossier ne reste en suspens et que vous avez reçu une communication provenant du client pour accuser réception du contenu du dossier.