Chaque dossier devrait contenir

• une fiche d’ouverture de dossier ;
• un système d’organisation de documents ;
• une fiche de fermeture de dossier, au moment de la fermeture.

• le ou les noms du client, y compris le pseudonyme ;
• les adresses et les coordonnées du client, y compris les coordonnées d’une autre personne-ressource (pour le courrier et les technologies électroniques) ;
• les noms des parties adverses et d’autres parties intéressées ;
• le nom et les coordonnées de l’avocat des parties adverses et d’autres parties intéressées ;
• la date de l’ouverture du dossier ;
• les dates de prescription ;
• d’autres renseignements, tels que les instructions pour la conservation du dossier, la facturation, etc.

• Créer des dossiers complémentaires pour les documents tels que la correspondance, les plaidoiries, les exposés du droit, les recherches, la documentation et d’autres catégories de documents, le cas échéant.
• Veiller à ce que les feuilles volantes soient rattachées à chaque dossier.
• Marquer la date sur les documents à la réception.
• Prendre des notes sur toutes les communications et conversations importantes et les consigner dans le dossier, indiquant la date, l’heure et les noms des personnes qui participent à la conversation.
• Faire état de tous les règlements qui sont offerts et rejetés et envisager de demander au client de les signer.
• Prendre soigneusement note de toute situation où le client refuse de suivre vos conseils.
• Si votre système comprend des dossiers papier et des fichiers électroniques, veiller à ce que les courriels soient imprimés et classés dans les chemises. 

• le nom du dossier ;
• la date de fermeture du dossier ;
• le nom de la personne qui a fermé le dossier ;
• une liste des documents enlevés du dossier et l’indication de l’endroit où ils sont entreposés ou envoyés ;
• les directives relatives à l’entreposage et la destruction éventuelle du dossier.