La gestion du temps adéquate est un élément essentiel de la rentabilité du cabinet et de la prestation de services de qualité supérieure à la clientèle. Un plan de gestion du temps qui prévoit la planification quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et annuelle vous aidera à prendre des mesures proactives plutôt que réactives et devrait améliorer votre productivité. Afin d’éviter des problèmes liés à vos systèmes de gestion des dossiers qui peuvent survenir, il faut veiller à ce que votre système de gestion du temps et vos procédures à cet égard conviennent à votre cabinet et à votre personnel, qu’ils soient expliqués de manière convenable à votre personnel et qu’ils fassent l’objet d’examens de temps à autre pour vous assurer qu’ils demeurent pertinents.

Un aspect critique de la gestion du cabinet est l’importance d’apprendre à réserver du temps pour accomplir les tâches importantes et essentielles. Il faut prendre l’habitude de réserver du temps afin de planifier les activités de la semaine et du mois. Voici les activités auxquelles vous consacrerez du temps et dont il faut tenir compte en élaborant un plan des activités :

 

Si vous n’établissez pas les procédures qu’il faut pour vous occuper des affaires importantes, vous risquez de consacrer trop de temps aux affaires moins importantes. Une façon de faire en sorte que vous gérez votre temps de manière efficace est de réduire les interruptions au minimum. En prévoyant une période de temps où vous exécuterez une tâche particulière, vous augmentez la probabilité d’achever la tâche ou une partie de la tâche avant de passer à une autre activité.

 

Une liste ou un système d’énumération des tâches à accomplir peut être très utile pour votre exercice. Vous voudriez peut-être dresser une liste des mesures à prendre à l’égard de chaque dossier, une liste des dossiers dont vous devez vous occuper immédiatement et une liste des travaux ou des projets à long terme. Il est conseillé aussi de prendre l’habitude de traiter une seule fois chaque document. Servez-vous d’un journal ou d’un calendrier pour planifier vos activités de la journée, de la semaine, du mois et de l’année et pour vous rappeler des affaires importantes, comme les dates où vous devez comparaître en cour ou devant le tribunal, les délais de prescription et les dates limites relatives aux assurances et aux impôts. Comme dans le cas des autres systèmes administratifs, veillez à ce que les données soient consignées aussi dans le journal ou le calendrier de votre adjoint.

 

L’un des avantages liés à l’établissement de protocoles sur la gestion du temps et le respect de ces protocoles est la possibilité d’examiner la façon dont vous gérez votre cabinet et d’évaluer de manière objective l’efficacité de la gestion. Vous découvrez peut-être que vous consacrez trop de temps à certaines activités aux dépens d’autres activités. En tenant compte du temps que vous consacrez aux activités, y compris les heures facturables et non facturables, vous pouvez mieux comprendre le fonctionnement de votre pratique et planifier les modifications à apporter.