La première démarche à prendre afin d’établir un système pour entreposer vos documents est d’évaluer vos locaux et de déterminer l’endroit qui convient mieux à l’entreposage des dossiers. Il y a deux options générales pour l’entreposage de dossiers : un système centralisé et un système décentralisé. Un système centralisé de classement permet d’entreposer tous les dossiers actifs dans une seule pièce ou une seule aire d’entreposage (dans chaque département, par exemple). Un système d’entreposage décentralisé permet d’entreposer les dossiers dans un plusieurs endroits surveillés par un certain nombre de personnes. À titre d’exemple, les dossiers appartenant à un avocat en particulier sont entreposés dans le bureau de l’avocat ou près de son bureau. 

 

Avant de décider de l’endroit où vous entreposerez vos dossiers, il faut tenir compte de certains éléments tels que le fait d’exercer au sein d’un petit cabinet ou de partager des locaux avec un autre avocat. Si vous partagez des locaux, vous devez prendre des mesures qui s’imposent pour protéger les documents confidentiels de votre clientèle. Il faudrait entreposer les dossiers près de votre bureau ou de celui de votre adjoint, et adopter comme norme minimale de les mettre dans un classeur verrouillé. Si vous exercez seul, un système de classement centralisé est peut-être préférable, mais si vous exercez au sein d’un petit cabinet, il est peut-être souhaitable d’entreposer les dossiers près des avocats et des employés qui les consultent.

 

Il faut tenir compte des renseignements hautement confidentiels que vous traitez, comme des dossiers relatifs aux fusions. Vous devriez prendre des précautions supplémentaires à l’égard de tels dossiers afin d’assurer la sécurité physique des dossiers confidentiels. Évitez d’entreposer de tels dossiers dans des aires de travail des avocats ou des endroits où les avocats rencontrent leurs clients, non seulement pour assurer la sécurité des dossiers confidentiels, mais aussi pour faciliter l’accès aux dossiers pour les autres personnes de votre cabinet.

 

Peu importe que vous choisissiez un système centralisé ou décentralisé, il est important de charger un ou plusieurs employés de l’entretien, de la sécurité et de l’entreposage de vos dossiers.

 

Vous disposez probablement de trois catégories de dossiers dans votre cabinet : les dossiers actifs des clients, les dossiers fermés des clients et les dossiers non liés aux clients (par exemple les précédents et les dossiers d’emploi). Chaque catégorie de dossiers devrait être séparée des autres et entreposée dans un endroit séparé.