Fermeture d’un dossier

• Veiller à ce que l’avocat responsable du dossier l’examine afin de vérifier qu’aucune question ne reste en suspens. À titre d’exemple, il faut veiller à ce que tous les engagements soient respectés. Si des questions restent en suspens, le dossier ne sera pas fermé. Si toutes les questions sont réglées, l’avocat responsable indiquera que le dossier a fait l’objet d’un examen et peut être fermé.

• Cerner les documents qui seront remis au client et indiquer qu’ils ont été expédiés. Il est conseillé de demander au client d’accuser réception des documents.
• Donner la dernière note au client et confirmer que le compte et tous les débours sont payés.
• Veiller à ce que toutes les dates relatives à l’entreposage et la conservation des dossiers soient indiquées dans chaque dossier et dans votre système d’entreposage de documents.
• Dépouiller le dossier avant de le fermer. Au moment de le faire, consulter les suggestions dans le document intitulé Ligne directrices sur la gestion de dossiers du Barreau de l'Ontario. Ces ressources renferment de bons conseils sur le dépouillement des dossiers au moment de la fermeture, les documents à remettre au client, les documents à détruire et les documents à conserver.
• Envoyer une lettre au client afin de l’informer de la fermeture du dossier.