Établir un système de contrôle des conflits

Votre système de gestion des conflits, qu’il soit manuel ou informatisé, doit inclure un index, un livre centralisé, ou une base de données qui permet de vérifier l’absence de conflits d’intérêts.

Même s’il est possible de se servir d’un système manuel, il est très utile d’utiliser un système informatisé et centralisé pour vérifier l’absence des conflits, surtout si votre cabinet prend de l’expansion. Vous devez appliquer des procédures de façon régulière afin de contrôler des conflits avant d’ouvrir un dossier et avant d’obtenir des renseignements confidentiels de la part d’un client éventuel.

Vous devriez utiliser une liste de contrôle des conflits. Une liste de contrôle modèle est affichée sur le site Web du Barreau. Afin qu’un système de contrôle soit efficace, il faut l’intégrer aux autres systèmes de votre cabinet et veiller à ce qu’aucun dossier ne soit ouvert et qu’aucune tâche ne soit entreprise à l’égard du dossier avant que le contrôle des conflits soit fait.

Contenu du système de contrôles

Vous pouvez entrer un grand nombre de données identificatrices dans votre système de contrôle des conflits. En principe, plus de données sont mieux, mais les données doivent être pertinentes et il faut les entrer de manière convenable.

Chaque index de conflit devrait comporter les données suivantes (si les données sont disponibles) :

la date de l’ouverture du dossier ;
le nom de l’affaire;
le numéro accordé au dossier;

le nom du client (y compris les alias) ;
une courte description de l’affaire;
le nom des personnes reliées au dossier et des parties adverses;
le nom des avocats qui représentent les autres parties ;
les noms des avocats et des membres du personnel du cabinet qui sont responsables du dossier;
la date de fermeture du dossier, et le numéro attribué au moment de la fermeture.

L’entrée des données convenables vous permettra de prendre connaissance des conflits éventuels, mais vous devez quand même songer à la possibilité que des conflits existent ou puissent survenir. Il faut tenir compte d’un nombre de facteurs, notamment :

les divers intérêts des parties qui participent à l’affaire ;
le nombre de personnes qui se fient à vos conseils ;
le nombre de personnes qui croient que vous défendez leurs intérêts. Dans des circonstances où les personnes qui participent à l’affaire semblent avoir des intérêts communs, vous devez évaluer l’égalité de leurs positions de négociation ;
la mesure selon laquelle un différend est susceptible de survenir entre les parties, et ainsi de suite.

Pour que le système soit efficace, tout le personnel du cabinet doit comprendre comment le système fonctionne et participer à l’exploitation du système.