Vous devez demeurer à l’affût de conflits pendant tout le rapport avocat-client. Vous devriez vous assurer qu’il n’y a aucun conflit d’intérêts au moment où le client cherche à retenir les services de votre cabinet, faire un suivi après la première consultation en compilant les renseignements pertinents et continuer de contrôler les conflits chaque fois qu’une autre partie participe à l’affaire. À titre d’exemple, à mi-chemin de l’affaire, votre cliente vous informe qu’elle a l’intention de se marier. Il faut ajouter le nom de son fiancé au système de contrôle des conflits.

Lorsqu’un conflit survient, les mesures que vous prenez dépendront de l’étape que vous avez franchie dans l’affaire. Si le conflit est cerné à l’étape du premier contrôle, vous devez analyser le conflit afin de déterminer s’il faut prendre des mesures. Si vous ne devez pas représenter le client, refusez de vous occuper de l’affaire et envoyer au client une lettre qui lui explique que vous n’êtes pas son avocat (Lettre de non-engagement) . Si vous pouvez le représenter, vous devez respecter les dispositions du code qui s’appliquent au genre de conflit avec lequel vous êtes aux prises.

 

Si vous représentez déjà le client, vous devriez communiquer immédiatement avec le client, par écrit, afin de l’informer du conflit éventuel. Dans une situation où vous avez plus d’un client, il faut tous les informer. Ce qui se passe ensuite dépend, dans une certaine mesure, du client. Si le client qui est touché par le conflit vous donne la permission de continuer d’agir, vous pouvez choisir de le faire. Assurez-vous que vous avez la permission écrite du client, et gardez ce document dans vos dossiers.

 

Afin que votre client puisse consentir à une renonciation à un conflit d’intérêts, il faut que son consentement soit éclairé. Vous devez expliquer le conflit en détail et en langage clair et exposer les conséquences éventuelles du conflit. Vous pouvez envisager ce qui suit :

 

Vous devez prendre toutes les mesures nécessaires qui sont détaillées dans la règle 3.4 du Code de déontologie professionnelle.

 

Il est préférable de suggérer au client qu’il obtienne des conseils juridiques indépendants ; n’oubliez pas de documenter les mesures que vous prenez. L’objectif d’encourager des conseils juridiques indépendants relativement au conflit d’intérêts vise à assurer que le consentement du client soit éclairé, réel et libre. 

 

Vous pouvez vous trouver dans une situation où il est impossible de déterminer à quel point la relation entre votre client et une autre personne peut causer des problèmes. Dans de telles circonstances, vous pouvez informer votre client des préoccupations limites et déterminer si le client se préoccupe de la relation. Il faut documenter les instructions du client qui découlent de la réunion.

 

Dans certaines situations, même si le client consent à votre représentation continue, vous pouvez prévoir que le conflit deviendra plus grave avec le temps ; dans un tel cas, il faut envisager sérieusement de vous retirer. De toute façon, vous devriez vous retirer si vous pouvez raisonnablement croire que vous ne pouvez représenter chaque client sans incidence négative substantielle sur vos devoirs envers le client, ou un ancien client.