Vous ne trouverez pas dans les Règles uniformes sur les comptes en fiducie une explication des règles et des principes comptables ou de la façon d’exploiter un système de comptabilité de base. Les Règles énumèrent les documents comptables que vous devez tenir ainsi que les règles qui régissent les comptes en fiducie. Vous êtes tenus de tenir au moins les documents énumérés aux alinéas 2(1)a) à j). Voir l’annexe A- Comptabilité exigée en vertu des Régles uniformes sur les comptes en fiducie, pour une liste de contrôle des documents comptables qui sont exigés en vertu de la Règle.  

 

À moins que vous n’ayez une expertise en comptabilité ou en affaires, vous trouverez utile de lire le module 1 sur les systèmes de comptabilité ainsi que l’article sur la comptabilité rédigée par Maître Gilles E. Bujold. Sachez que, en plus de signaler au directeur général du Barreau les détails du compte en fiducie que vous venez d’ouvrir, vous devez déposer aussi une lettre établie par un expert-comptable attestant que vous disposez d’un système de comptabilité fiduciaire qui vous permet de vous conformer aux Règles et que votre expert-comptable vous a montré la procédure à suivre pour vous servir du système de comptabilité fiduciaire conformément aux Règles. Vous êtes responsable des fonds que vous recevez en fiducie et, si vous exercez seul, vous en êtes le seul responsable. Lorsque votre expert-comptable vous montre la procédure comptable à suivre, assurez-vous de poser des questions sur votre compte et de bien comprendre la procédure que vous devez suivre et vos responsabilités en vertu des Règles.

 

Essentiellement, vous devez consigner tous les revenus déposés dans votre compte et les sommes retirées pour les débours de la manière détaillée dans les Règles. Conformément au paragraphe 2(2) des Règles, les écritures destinées à la comptabilité en vertu des Règles sont reportées à l’encre ou électroniquement — vous ne pouvez pas vous servir d’un crayon — et sont conservées pendant une période minimale de sept ans.