Solde du compte en fiducie et déficits ou découverts

Qu’est-ce qu’un découvert?

Un découvert, à propos d’un compte en fiducie, s’entend d’un solde qui n’est pas suffisant pour vous permettre de satisfaire vos obligations relatives aux fonds que vous détenez en fiducie pour chaque client. Selon la définition de « découvert » dans les Règles, vous pouvez afficher un découvert au compte qu’il y ait ou non un solde négatif dans votre compte en fiducie selon les registres de l’établissement financier.

Avant de retirer des fonds de votre compte en fiducie, vous devez vous assurer que les conditions suivantes ont été respectées :

les fonds ont été déposés ou transférés par virement télégraphique et les chèques ont été compensés ;
les fonds sont retirés du même compte dans lequel ils ont été déposés ;
le compte est suffisamment approvisionné pour le retrait ;
les fonds détenus en fiducie peuvent servir à la fin prévue (par ex. : les fonds ne sont pas déposés dans le compte en fiducie pour une autre fin et aucune ordonnance de la cour ou obligation contractuelle n’empêche le retrait de fonds) ;
le retrait de fonds ne constitue pas la violation d’un engagement.

Il faut toujours examiner la fiche du client dans le grand livre avant de tirer un chèque sur un compte en fiducie. La fiche du client dans le grand livre doit toujours montrer que vous détenez des fonds suffisants au nom du client particulier. Vous afficherez un manque à gagner si vous ne détenez pas suffisamment de fonds au nom du client particulier ou si des chèques déposés dans le compte pour votre client n’ont pas été compensés. Autrement dit, vous devez non seulement vous assurer que le compte en fiducie n’affiche jamais de découvert, mais vous devez aussi vous assurer de ne pas retirer au nom d’un client particulier une somme supérieure à celle que vous détenez en son nom.

À titre de précision, afin d’éviter un découvert, vous devez veiller à ce que vous déteniez une somme suffisante pour respecter les obligations de chaque client. Vous devriez demander à votre établissement financier de vous indiquer les délais qui s’appliquent aux divers types de dépôt. Si vous vous assurez que les chèques sont compensés et si vous gérez de manière judicieuse vos dossiers comptables, vous devriez être en mesure d’éviter la possibilité d’un découvert dans votre compte en fiducie.

Signalement d’un découvert

Si vous prenez connaissance d’un découvert dans votre compte en fiducie, vous devez le signaler au directeur général du Barreau conformément à l’article 5 des Règles. Le rapport est présenté en forme de lettre adressée au directeur général qui fournit des explications détaillées des raisons pour lesquelles le découvert est survenu. Le Barreau examinera votre correspondance et vous conseillera sur les procédures à suivre et des mesures à prendre, le cas échéant.

Situations où il n’est pas nécessaire de signaler un découvert

Dans certaines circonstances, vous n’êtes pas tenus de signaler un découvert. Ces circonstances sont énumérées au paragraphe 5(2). Ne constitue pas une violation, l’opération qui entraîne dans un compte en fiducie un découvert si elle est imputable à l’une des causes suivantes, à condition que, lorsque vous apprenez qu’il y a découvert, vous vous empressiez, dans les trois jours bancaires ouvrés qui suivent, de déposer dans le compte des fonds suffisants pour couvrir le déficit :

une note de débit pour frais de l’établissement financier ou de gestion ;
une erreur de la part de la banque ;
un retard mis par la banque à reporter le dépôt d’un chèque dans le compte ;
le retour, par l’établissement financier sur lequel il est tiré, d’un chèque que vous avez déposé dans le compte.

Dans ces circonstances précises, vous n’êtes pas tenu de signaler le découvert au directeur général. Si vous avez des doutes quant à la nécessité de signaler un découvert, vous devriez le faire. Si le directeur général constate que le découvert que vous avez signalé est attribuable aux circonstances détaillées au paragraphe 5(2) des Règles, il vous écrira une lettre pour confirmer que vous n’avez pas de mesures à prendre à cet égard.