Retrait de fonds en fiducie

L'article 3.1 des Règles uniformes sur les comptes en fiducie, prévoit explicitement que les fonds versés dans ou retirés d’un compte en fiducie doivent être directement liés aux services juridiques fournis par l’avocat ou son cabinet d’avocats (définition de « fonds en fiducie » ; alinéa 3(5)(a), art. 3.1) De plus, dès l’achèvement des services juridiques auxquels les fonds se rapportent, un avocat ou un cabinet d’avocats doit prendre des mesures raisonnables pour obtenir des instructions appropriées pour verser les fonds dès que possible (art. 3.1).

Vous ne devez pas retirer, ou permettre que soient retirés, de votre compte en fiducie que les fonds directement liés aux services juridiques fournis par vous ou votre cabinet;
Vous devez débourser les fonds détenus dans votre compte en fiducie dès que possible sur achèvement des services juridiques auxquels ils se rapportent.

Selon l’article 4 des Règles uniformes sur les comptes en fiducie, vous ne pouvez retirer d’un compte en fiducie que les fonds :

légitimement requis pour effectuer des paiements pour le compte d’un client ;

légitimement requis pour se rembourser des fonds légitimement dépensés ou des dépenses légitimement exposées pour le compte d’un client ;
légitimement requis pour régler ou servir à régler les honoraires que vous avez facturés au client ou dont celui-ci a été avisé par écrit ;
directement viré sur un autre compte en fiducie et y détenus pour le compte d’un client ;
déposés par inadvertance dans un compte en fiducie en contravention des Règles uniformes sur les comptes en fiducie.

Vous ne pouvez retirer des fonds de votre compte en fiducie que par chèque ou par un télévirement établi conformément au paragraphe 4(8) des Règles. Les avocats ne doivent PAS retirer des fonds d’un compte en fiducie en se servant d’une carte de débit.

Un chèque tiré sur votre compte en fiducie :

indique qu’il est fait en fiducie ;
est fait à un preneur dénommé. Autrement dit, il n’est jamais fait à porteur ;
est signé par l’avocat - vous ne devez pas apposer une signature électronique sur un chèque tiré d’un compte en fiducie ou vous servir d’un timbre de signature ;
est signé par au moins deux personnes, dont l’une est membre du Barreau si vous exercez avec des associés ou des adjoints.

Vous ne devez pas retirer des fonds d’un compte en fiducie tant que votre comptabilité n’est pas à jour et que le compte n’est pas suffisamment approvisionné à l’égard du client pour le compte de qui le chèque est tiré. Ainsi, vous devez examiner la fiche du client dans le grand livre afin de veiller à ce que le compte soit approvisionné à l’égard du client.

Autres considérations

Les avocats doivent s’assurer qu’aucuns frais bancaires ou frais de service ne sont retirés de leurs comptes en fiducie, notamment :

les frais d’insuffisance de fonds imposés pour un chèque d’un client sans provision ;
les frais de vos commandes de chèques ;
les frais imposés par des compagnies de cartes de crédit.

Ces frais et tous les autres frais ne doivent pas être retirés de votre compte en fiducie. Vous devrez parler à votre banque et à tout autre fournisseur de services qui a accès à votre compte pour vous assurer qu’ils en sont au courant. Les frais bancaires et les autres frais seront retirés de votre compte général. Si une erreur est faite, vous devrez immédiatement prendre des mesures pour qu’elle soit corrigée.

Retrait de fonds en fiducie pour régler vos honoraires

Vous pouvez retirer des fonds d’un compte en fiducie pour payer vos honoraires seulement après avoir réalisé le travail juridique que vous avez facturé au client ou dont celui-ci a été avisé par écrit (selon le paragraphe 4(2) des Règles). Il est important de vous rappeler que les seules façons de virer des fonds d’un compte en fiducie à un compte général pour payer vos honoraires sont par chèque tiré sur un compte en fiducie et payable à votre compte général ou par télévirement qui satisfait les conditions du paragraphe 4(8) des Règles.