Voici quelques mesures qui peuvent vous aider à éviter certains pièges relatifs à la comptabilité fiduciaire :

 

Établir avec votre client un accord sur les paiements à partir des fonds en fiducie. Confirmez dans votre mandat que vous avez le droit de retirer des fonds du compte en fiducie pour payer vos notes après avoir remis une note au client.

 

Avant de faire un chèque tiré du compte en fiducie, examiner la fiche du client dans le grand livre pour confirmer que les fonds détenus au nom du client sont suffisants.

 

Ne comptez pas sur le dossier du client pour la preuve que des fonds sont tenus en fiducie. Vous risquez d’avoir un manque à gagner si vous versez des fonds à partir d’un compte en fiducie sur la foi d’une lettre du créancier hypothécaire selon laquelle les fonds seront versés. Les créanciers hypothécaires ne versent pas toujours les fonds convenus à la date prévue.

 

Ne permettez pas au créancier hypothécaire de verser des fonds directement dans votre compte en fiducie. De telles opérations peuvent être faites si vous avez des comptes à la même succursale d’une banque. Si votre chèque est encaissé avant que le créancier hypothécaire verse les fonds de l’hypothèque, votre compte affichera un découvert et vous aurez un manque à gagner. Vous pouvez aussi vous trouver avec un manque à gagner si l’établissement financier déclare qu’une somme a été avancée par erreur et renverse le dépôt au moyen d’une note de débit. Vous ne vous trouverez pas dans de telles situations si vous insistez pour que les fonds soient versés par chèque plutôt que par crédit interne.

 

N’ouvrez pas beaucoup de comptes en fiducie. Un trop grand nombre de comptes en fiducie peuvent mener à des erreurs : les fonds sont déposés dans le compte A, mais les chèques sont tirés du compte B.

 

Balancer deux fois l’état des rajustements (rapprochement bancaire). Des erreurs de calcul dans l’état des rajustements, qui peuvent donner lieu à des dépenses excessives, sont faciles à éviter si vous balancez deux fois l’état : la première fois en brouillon et la deuxième fois à l’étape finale. Préparez une analyse distincte des entrées et sorties ou simplement de l’argent liquide déposé et retiré.

 

Ne tardez pas à déposer les chèques. Ne gardez pas les chèques dans le dossier du client. Un chèque peut être perdu, ou un paiement peut être versé parce que l’avocat se souvient d’avoir reçu les fonds. Si les chèques ne sont pas déposés, vous pouvez avoir un manque à gagner.

 

Photocopiez le recto et le verso du chèque avant de le déposer. Il peut s’avérer nécessaire d’examiner les détails d’une rentrée de fonds afin d’évaluer un endossement ou d’obtenir des renseignements sur le tireur. Puisque de tels détails sont perdus lorsque le chèque est déposé, vous devriez garder les photocopies dans vos dossiers.