Derniers conseils et suggestions (suite)
Demander que les fonds soient versés par mandat, par chèque certifié ou par télévirement directement dans votre compte en fiducie si vous devez verser des fonds avant que le chèque soit compensé à la banque. Autrement, vous pouvez déposer les fonds assez tôt pour que le chèque soit compensé.
Soyez avisé des délais de traitement des chèques. Les chèques présentés au paiement sont traités le jour même, mais les sommes déposées après une certaine heure (d’habitude 15:00) ne seront pas versées au compte avant le premier jour bancaire ouvré.
Il faut du temps pour compenser les chèques tirés d’une banque américaine. Les chèques tirés sur des banques américaines peuvent être déposés au compte et, ensuite, les fonds peuvent être retirés pendant une période de trois à quatre semaines avant d’être versés définitivement dans votre compte.
Un chèque déposé à une autre succursale de la banque n’est peut-être pas porté immédiatement au crédit du compte. Les chèques qui sont déposés à une succursale pour être portés au crédit d’un compte dans une autre succursale ne sont peut-être pas portés au crédit du compte pendant plusieurs jours si l’établissement financier se sert d’un système de messagerie plutôt que d’un système électronique.
Il faut établir une politique sur le dépôt dans les comptes en fiducie de chèques certifiés dans certaines circonstances. Si un chèque non certifié est retourné sans provision, vous serez tenu de combler tout manque à gagner jusqu’à ce que les fonds puissent être obtenus.
Respectez les normes de pratique immobilière lorsque vous effectuez des transactions immobilières. Selon la norme 6.2 de la partie intitulée Modalités d’application générale, l’avocat ne doit accepter de son client que des chèques certifiés et des traites de banque pour dépôt dans un compte en fiducie, sous réserve de certaines exceptions.
Les directives téléphoniques de bloquer les fonds d’un chèque ne peuvent pas remplacer la certification. Votre banque peut téléphoner à une autre banque pour demander que des fonds soient gelés, mais une telle démarche n’est pas à toute épreuve ; vous êtes toujours responsable d’un chèque sans provision.
Invitez votre personnel à poser des questions sur la manière de gérer votre compte en fiducie. Vos employés devraient poser des questions s’ils ont des doutes à l’égard d’un compte en fiducie. Veillez à ce qu’ils sachent que vous préférez qu’ils posent des questions plutôt que de deviner les réponses.
Ne permettez pas au personnel de sortir de votre cabinet le grand livre des fonds en fiducie. Un grand nombre d’aides-comptables travaillent à l’extérieur du cabinet. Si vous devez verser des fonds en fiducie et le grand livre des fonds en fiducie des clients ne se trouve pas au cabinet, vous ne pouvez pas savoir que le compte est approvisionné.
Sachez qu’une opposition au paiement n’est peut-être pas suffisante pour empêcher une personne d’encaisser un chèque en le déposant au guichet automatique. Il faut vous renseigner sur les circonstances avant de remplacer le chèque et, dans la mesure du possible, demander au client de venir chercher le remplacement. Vous devez toujours demander au client de confirmer son adresse avant d’envoyer un chèque tiré sur les fonds en fiducie.
Remerciements : Les astuces pour éviter certains pièges relatifs à la comptabilité fiduciaire sont tirées de l’article disponible en anglais seulement intitulé « Getting Started: Trust Accounting », rédigé par Felicia Folk, ancien membre de la LSBC, et mis à jour en août 2005.